Convocatoria y citación de una asamblea de copropietarios

Convocatoria a asamblea ordinaria

El propósito de garantizar una correcta citación asegura el éxito de una asamblea de copropietarios y la realización de la misma, esto con el fin de que participe la mayor cantidad de asistentes posible y se tomen de manera unánime y legal las diferentes decisiones que involucran el bienestar de todos. Sin embargo, dadas las actuales condiciones del mundo debido a la pandemia, el panorama en torno a la realización de asambleas en Colombia ha variado significativamente, así como los medios de ejecución en los que estas pueden llevarse a cabo. De esta manera, las asambleas pasan de primar en la modalidad virtual y se evidencia una alta participación en modalidades de asamblea virtual u online, así como asambleas mixtas.

En Sistevot, somos conscientes de la confusión que esto puede generar. Es por ello por lo que traemos herramientas para que tengas toda la información y puedas convocar o citar de manera correcta a la asamblea de copropietarios en tu conjunto residencial.

En este artículo encontrarás:

Marco Legal

Citación-04

La propiedad horizontal se encuentra en la obligaci√≥n, seg√ļn la Ley 675 de 2001, a reunirse ordinariamente por lo menos una vez al a√Īo, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada periodo presupuestal, con el fin de informar y gestionar la situaci√≥n general de la persona jur√≠dica.

Para ello se debe garantizar que el 100% de los propietarios sean convocados a la reunión ordinaria o extraordinaria, sea cual sea la modalidad, la cuales pueden ser presencial, virtual o mixta.

La citación a una asamblea ordinaria la efectuará el administrador, con un plazo no inferior a 15 días calendario. Por otro lado, la citación a una reunión extraordinaria la efectuará el administrador, consejo de administración, Revisor Fiscal o los propietarios, siempre y cuando sumen por lo menos la quinta parte de los coeficientes de la propiedad, dicha convocatoria tendrá una antelación de mínimo 5 días calendario. 

La convocatoria de asamblea presencial, se har√° mediante comunicaci√≥n enviada a todos y cada uno de los propietarios de bienes en la copropiedad, a la √ļltima direcci√≥n registrada. Sin embargo, la convocatoria solo puede realizarse v√≠a correo electr√≥nico, siempre y cuando este sea el medio autorizado por el propietario, en lugar de la direcci√≥n f√≠sica; adem√°s es necesario que en reglamento no se contemple la prohibici√≥n de este medio como para citar. O, por el contrario, si la modalidad de la reuni√≥n es una asamblea virtual. Por otro, no es permitido publicar la convocatoria en la cartelera de la copropiedad, dado que esta debe efectuarse de manera individual a cada propietario.

En dicho aviso, debe quedar de manera explicita y detallada el respectivo orden del d√≠a y los puntos a tratar, con el fin de dejar de manera clara el objeto de la asamblea. Adicional, seg√ļn el art√≠culo 425 del C√≥digo de Comercio, en las reuniones que se convoquen de manera extraordinaria, no se podr√°n tomar decisiones que no se encuentren expresas en el orden del d√≠a de la citaci√≥n, exceptuando s√≠, la decisi√≥n la toman el 70% de los presentes. Es por ello que, en las asambleas no presenciales, se encuentra prohibido que en el orden del d√≠a se abra el punto de proposiciones y varios; el par√°grafo 1 del art√≠culo 39 de la ley 675, seg√ļn el cual en este tipo de reuniones se insertar√° el orden del d√≠a y en la misma no se podr√°n tomar decisiones sobre temas no previstos en este.

Por otro lado, las asambleas en modalidad virtual se encuentran contempladas en la ley 675 de 2001, en el artículo 42. Donde, para acreditar la validez de una asamblea online, debe quedar prueba irrefutable de la misma, como grabación y evidencia de que fue convocado el 100% de los propietarios a la reunión.

Adicional, para convocar a la asamblea virtual, es de vital importancia dejar de manera expl√≠cita el medio tecnol√≥gico o la plataforma por la que se podr√° acceder a la reuni√≥n. Adicional, el medio para convocar debe ser el mismo en el que se desarrollar√° la asamblea de copropietarios. Es decir, la citaci√≥n debe ser v√≠a correo electr√≥nico, seg√ļn la base de datos que el administrador posea.

Asamblea Virtual vs Asamblea Presencial vs Asamblea Mixta

A continuaci√≥n, se presentan las diferencias de c√≥mo se debe realizar la convocatoria seg√ļn la modalidad de la asamblea de copropietarios.

Citación-01

Asamblea Presencial

La convocatoria debe hacerse llegar de manera f√≠sica a todos y cada uno de los copropietarios a la √ļltima direcci√≥n registrada. De all√≠ la importancia de contar con una base de datos actualizada de los propietarios.

Asamblea Virtual

La convocatoria a la asamblea de copropietarios debe enviarse de manera digital, vía correo electrónico a cada propietario.

Asamblea Mixta

Los propietarios deben recibir la citaci√≥n en ambos medios para asistir a la asamblea, es decir, de manera f√≠sica en su √ļltima direcci√≥n registrada y v√≠a correo electr√≥nico.

Formato de citación para asamblea virtual

Ahora que conoce a detalle las necesidades y requerimientos para cada una de las modalidades de asambleas de copropietarios disponibles para el 2021, elija la que sea más conveniente para sus necesidades y la de los asistentes a ella y comience con la planificación y citación.

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